Trello: ловко управляем задачами при помощи списков и карточек

Как у человека, обладающего способностью к решению сложных управленческих задач, у меня постоянно возникает потребность в управлении отдельными и зачастую разрозненными задачами. Такие задачи, как правило, нельзя свести к проекту или чему-то более глобальному. По сути, это обычная текучка, множество разношерстных задач, которые то появляются, то исчезают. Их нужно не забывать и по возможности решать.

Основная проблема с подобными задачами заключается в том, что их появление стохастическое. Задачи возникают практически случайным образом. Их количество и качество неоднородны, и их очень трудно систематизировать. Совершенно очевидно, что подобными задачами нужно управлять, иначе возникают ситуации, когда о них просто забываешь или же страдает качество выполнения задач из-за недостатка ресурсов или не проработанности декомпозиции более-менее сложных задач.

Я неоднократно пытался автоматизировать такие небольшие и, казалось бы, несложные задачи, дабы иметь удобный инструмент, удобного помощника, который будет помогать в работе или домашних делах. Я пробовал использовать различные менеджеры задач: Google Tasks, Wunderlist, Remember the milk, Google Notebook, Evernote и даже OneNote. Но в конечном итоге всегда возвращался к старому и проверенному методу — записи задач на листке бумажки и переписывании его каждое рабочее утро или по мере заканчивая места на листке.

Почему я рано или поздно возвращался к обычному листку бумаги? Да потому, что пользоваться листком бумаги просто удобнее, нежели всеми этими суперфункциональными продуктами. Вот он, всегда под рукой, его сразу же можно охватить взглядом и понять что я буду делать сегодня. Но у листка бумажки есть и свои, вполне конкретные неудобства:

  • Часто невозможно прочитать, что же там было накарябано в рабочем порыве и приходится пристально восстанавливать события предыдущего дня в тщетных попытках разобраться в собственных каракулях.
  • При высокой ротации задач на листке очень быстро разрастается беспорядок. А переписывать список задач по нескольку раз в день не совсем здорово.
  • С листком бумаги нельзя работать сразу нескольким людям. Один листок — один человек. И если нужно поставить задачу другому человеку, то приходится прибегать к прочим средствам. Что несколько неудобно.
  • Если задача подвергается декомпозиции, то использовать листок становится труднее, появляются многочисленные стрелки, подписи, информация о проделанной работе и тому подобное. Что опять же, затрудняет работу с листком.

Несколько недель тому назад, мне, совершенно случайно на глаза попался веб-сайт продукта Trello. «Еще один менеджер списков», тоскливо подумал я, а спустя несколько дней с радостью обнаружил, что очень сильно ошибался.

Что такое Trello?

Так что же такое Trello? Создатели Trello позиционируют свой продукт как нечто способное организовать все что угодно с кем угодно. Заявление, как минимум громкое, но, а что на практике?

Если постараться копнуть немного глубже и понять на каких принципах работает Trello, то становится очевидно, что вся функциональность продукта построена на списках и карточках. Карточка — это некая запись, могущая состоять всего из одной сточки или буквы, или же вполне развернутая задача с подробным описанием, приложенными файлами, назначенными ответственными и историей изменений. Карточки не могут существовать вне списков. А список всего лишь просто «корзинка», в которую можно складывать карточки.

Карточки в списке Trello

Карточки в списке Trello

Вот и получается, что Trello есть настоящий органайзер списков и карточек. Для большего удобства, списки и все находящиеся в них карточки можно организовывать в проекты. Разделяя таким образом домашние дела от рабочих, а рабочие от планов на летний отдых. Карточки можно перетаскивать между списками и внутри списков, списки можно двигать по экрану и заниматься подобной визуальной организацией. И все это делается настолько просто и легко, что порой удивляешься, почему в других системах, особенно с похожим функционалом, все настолько сложно.

Как работать в Trello?

Сперва создаем свой первый проект, допустим это будет нечто вроде «Домашние дела». Затем, уже в проекте создаем три списка: «Сделано», «В работе», «Очередь». Располагаем списки в рядок и наполняем карточками список «Очередь». Внесем туда пяток задач: «Прибить полку», «Заклеить тапки», «Поменять лампу на кухне», «Оплатить счет за телефон», «Позвонить бабушке».

Теперь у нас заполнен один список с задачами в очереди и два пустых списках. Предположим, что сегодня мы запланировали прибить полку (наконец-то!). Для этого перетаскиваем соответствующую карточку из очереди в список «В работе». И стараемся выполнить задачу в течение дня. После выполнения она перетягивается в список «Выполнено». Ничего вам подобная система в своей простате не напоминает? Конечно, это же самый, что ни на есть настоящий Scrum! В методологии Scrum применяется точно такая же методика с перекладыванием карточек! Но Trello это не просто система для автоматизации методологии управления проектами Scrum. Trello дает немного, вернее намного больше.

Тонкая настройка карточки в Trello

Тонкая настройка карточки в Trello

Начнем с того, что каждую из карточек (задач) можно детализировать. Достаточно жмакнуть на карточку, после ее заведения и ввести описание, приложить файлы. Если задачу можно декомпозировать на шаги, то их можно выразить в виде внутреннего «списка» с чек-боксами. Кроме того, в самом теле карточки хранится история всех изменений с ней и присутствует возможность по комментированию задачи. Потрясающая возможность по гибкому уточнению задачи.

Если требуется больше, то больше тоже есть. Для начала начнем с того, что при помощи расширений (Power-ups) в задачу можно добавить голосование, будильник и «старение» карточек. На старении остановлюсь немного подробнее — если карточку завели в список, но на нее не обращают внимание очень долго, то карточка начнет изменяться и выделяться на фоне других карточек. Но в Trello есть еще кое-что.

В определенный момент понимаешь, что твоя система управления задачами достигла совершенства и хочется поделиться своими наработками с другими. И поделиться хочется, вовлекая других в свою систему. К счастью, в Trello присутствует групповая работа над проектами. Создается команда, в нее приглашаются другие люди и создается командный проект. Далее, задачам можно назначать ответственных, а можно подписываться на обновления карточек или списков. Все выполняется настолько просто, что запутаться в системе невозможно, а начать работать можно интуитивно уже минуты через три после регистрации.

Что еще есть в Trello?

Помимо назначения ответственных, карточкам можно назначать метки. А затем фильтровать на экране — полезно, когда карточек скапливается изрядное количество. В карточки можно добавлять картинки. Тогда вся рабочая область выглядит наряднее. Проделать такой трюк не просто, а очень просто. Достаточно загрузить картинку в комментарий к карточке, и она автоматически загрузится в заголовок. На больших экранах мониторов карточки с картинками выглядят шикарно, а вот на маленьких экранах уже не так весело. Хотя, никто не заставляет цеплять картинки. В плане украшательств в Trello можно выделять и текст. Коротенькая справка доступна прямо из интерфейса веб-версии, а полная информация по кодам оформления доступна в справке Trello.

Вставляем картинку в карточку Trello

Вставляем картинку в карточку Trello

Кастомизировать можно и фон в проекте. В бесплатной версии доступно несколько однородных оттенков, а вот в платной можно поместить туда и подходящую фотографию. Вообще, если честно, то бесплатная версия вполне функциональна и с ней можно работать без каких-либо ограничений. Ну почти без ограничений. В платной версии появляется возможность, как я уже упоминал, менять фон для проекта на фотографию, помимо этого появляется возможность загружать большие файлы в качестве приложений к карточкам, использовать свои смайлики и гибко регулировать профессиональную команду. Нужна ли платная версия или нет, решать безусловно вам. Но мне кажется, что через некоторое время, когда в Trello перейдет добрая часть задач под вашим управлением, вы рано или поздно захотите отблагодарить создателей сервиса и купите подписку.

Форматирование текста в Trello

Форматирование текста в Trello

Кстати, работать с Trello можно не только через веб-браузер, но и через приложения для мобильных телефонов. Они точно такие же простые и легкие, как и веб-версия. Никаких заморочек, всё делается элементарно просто. Даже отображение информации на малом экране выглядит не так ужасно, как у конкурентов.

Мобильные версии синхронизируются с веб-версией. Синхронизация происходит, когда вы открываете тот или иной проект. А для проектов, отмеченных звездочками, синхронизация происходит заранее и периодически, давая возможность получить доступ к задачам без подключения к глобальной сети. Сие очень пригождается, когда едешь куда-то путешествовать в дальние страны.

Trello в мобильном интерфейсе

Trello в мобильном интерфейсе

Многие заметят, что дескать на начальном этапе, когда карточек в списках не много, все вроде бы выглядит ничего. Но, что делать, например, когда список с выполненными задачами будет простираться на десятки экранов вниз? Разработчики Trello подумали и об этом. Если карточек, списков или проектов становится шибко много, то ненужные из них можно архивировать. Они пропадут с экрана, но найти информацию в них по-прежнему можно через поиск. Все продумано.

Кстати о путешествиях. Выше я писал только об одном сценарии использовании Trello — для управления задачами в стиле Scrum, но ведь Trello можно использовать для записи и организации вообще любой информации, которую удобно выразить в виде карточек и списков. Например, никто не помешает вам сделать еще один список и назвать его «Отложенные задачи». Или сделать на каждого исполнителя по отдельному списку. Или же вообще создать списки по другому принципу, например, «Места посетить», «Информация о стране» и «Прочитать в отпуске». Все ограничивается только вашей фантазией.

А о таких банальных функциях, как уведомление по почте или ответ на карточку через почту, возможность переноса карточек прямо из просмотра карточки в другой список, упоминание конкретного участника, преобразование списка с чекбоксами в карточки и прочих мелочах, даже упоминать не буду. Они есть и работают.

Выводы

Trello как система для управления задачами мне очень понравилась. Очень простая в использовании, интуитивно понятная система подойдет если не всем, то очень многим. Мобильные приложения же вообще великолепны. Работают шустро, не доставляют дискомфорта, не тормозят и не кушают неумеренно память. Работать с Trello — действительно удобно. И, пожалуй, это лучшая система по управлению и организации информации, из тех, что я видел. Да, OneNote может делать несоизмеримо больше, но в Trello нет необходимости во всех наворотах OneNote или EverNote, простота иногда бывает полезнее и значимее функциональности.

Но есть в Trello и небольшой изъян. Хотя с моей точки зрения он настолько несущественный, что таковым его и назвать-то нельзя: система недоступна на русском языке. Совсем. Никак. Но пользоваться ей сможет даже самый дремучий пользователь, который не понимает и слова на английском. В системе все настолько просто, что знание какого-либо языка вообще не требуется. Посему — рекомендую!

UPD. Пока готовилась эта статья к публикации, Trello успешно успел русифицироваться!



Trello: ловко управляем задачами при помощи списков и карточек: Один комментарий

Добавить комментарий