Trello: ловко управляем задачами при помощи списков и карточек

Как у человека, обладающего способностью к решению сложных управленческих задач, у меня постоянно возникает потребность в управлении отдельными и зачастую разрозненными задачами. Такие задачи, как правило, нельзя свести к проекту или чему-то более глобальному. По сути, это обычная текучка, множество разношерстных задач, которые то появляются, то исчезают. Их нужно не забывать и по возможности решать.

Основная проблема с подобными задачами заключается в том, что их появление стохастическое. Задачи возникают практически случайным образом. Их количество и качество неоднородны, и их очень трудно систематизировать. Совершенно очевидно, что подобными задачами нужно управлять, иначе возникают ситуации, когда о них просто забываешь или же страдает качество выполнения задач из-за недостатка ресурсов или не проработанности декомпозиции более-менее сложных задач.

Я неоднократно пытался автоматизировать такие небольшие и, казалось бы, несложные задачи, дабы иметь удобный инструмент, удобного помощника, который будет помогать в работе или домашних делах. Я пробовал использовать различные менеджеры задач: Google Tasks, Wunderlist, Remember the milk, Google Notebook, Evernote и даже OneNote. Но в конечном итоге всегда возвращался к старому и проверенному методу — записи задач на листке бумажки и переписывании его каждое рабочее утро или по мере заканчивая места на листке.

Почему я рано или поздно возвращался к обычному листку бумаги? Да потому, что пользоваться листком бумаги просто удобнее, нежели всеми этими суперфункциональными продуктами. Вот он, всегда под рукой, его сразу же можно охватить взглядом и понять что я буду делать сегодня. Но у листка бумажки есть и свои, вполне конкретные неудобства:

  • Часто невозможно прочитать, что же там было накарябано в рабочем порыве и приходится пристально восстанавливать события предыдущего дня в тщетных попытках разобраться в собственных каракулях.
  • При высокой ротации задач на листке очень быстро разрастается беспорядок. А переписывать список задач по нескольку раз в день не совсем здорово.
  • С листком бумаги нельзя работать сразу нескольким людям. Один листок — один человек. И если нужно поставить задачу другому человеку, то приходится прибегать к прочим средствам. Что несколько неудобно.
  • Если задача подвергается декомпозиции, то использовать листок становится труднее, появляются многочисленные стрелки, подписи, информация о проделанной работе и тому подобное. Что опять же, затрудняет работу с листком.

Несколько недель тому назад, мне, совершенно случайно на глаза попался веб-сайт продукта Trello. «Еще один менеджер списков», тоскливо подумал я, а спустя несколько дней с радостью обнаружил, что очень сильно ошибался.

Что такое Trello?

Так что же такое Trello? Создатели Trello позиционируют свой продукт как нечто способное организовать все что угодно с кем угодно. Заявление, как минимум громкое, но, а что на практике?

Если постараться копнуть немного глубже и понять на каких принципах работает Trello, то становится очевидно, что вся функциональность продукта построена на списках и карточках. Карточка — это некая запись, могущая состоять всего из одной сточки или буквы, или же вполне развернутая задача с подробным описанием, приложенными файлами, назначенными ответственными и историей изменений. Карточки не могут существовать вне списков. А список всего лишь просто «корзинка», в которую можно складывать карточки.

Карточки в списке Trello

Карточки в списке Trello

Вот и получается, что Trello есть настоящий органайзер списков и карточек. Для большего удобства, списки и все находящиеся в них карточки можно организовывать в проекты. Разделяя таким образом домашние дела от рабочих, а рабочие от планов на летний отдых. Карточки можно перетаскивать между списками и внутри списков, списки можно двигать по экрану и заниматься подобной визуальной организацией. И все это делается настолько просто и легко, что порой удивляешься, почему в других системах, особенно с похожим функционалом, все настолько сложно.

Как работать в Trello?

Сперва создаем свой первый проект, допустим это будет нечто вроде «Домашние дела». Затем, уже в проекте создаем три списка: «Сделано», «В работе», «Очередь». Располагаем списки в рядок и наполняем карточками список «Очередь». Внесем туда пяток задач: «Прибить полку», «Заклеить тапки», «Поменять лампу на кухне», «Оплатить счет за телефон», «Позвонить бабушке».

Теперь у нас заполнен один список с задачами в очереди и два пустых списках. Предположим, что сегодня мы запланировали прибить полку (наконец-то!). Для этого перетаскиваем соответствующую карточку из очереди в список «В работе». И стараемся выполнить задачу в течение дня. После выполнения она перетягивается в список «Выполнено». Ничего вам подобная система в своей простате не напоминает? Конечно, это же самый, что ни на есть настоящий Scrum! В методологии Scrum применяется точно такая же методика с перекладыванием карточек! Но Trello это не просто система для автоматизации методологии управления проектами Scrum. Trello дает немного, вернее намного больше.

Тонкая настройка карточки в Trello

Тонкая настройка карточки в Trello

Начнем с того, что каждую из карточек (задач) можно детализировать. Достаточно жмакнуть на карточку, после ее заведения и ввести описание, приложить файлы. Если задачу можно декомпозировать на шаги, то их можно выразить в виде внутреннего «списка» с чек-боксами. Кроме того, в самом теле карточки хранится история всех изменений с ней и присутствует возможность по комментированию задачи. Потрясающая возможность по гибкому уточнению задачи.

Если требуется больше, то больше тоже есть. Для начала начнем с того, что при помощи расширений (Power-ups) в задачу можно добавить голосование, будильник и «старение» карточек. На старении остановлюсь немного подробнее — если карточку завели в список, но на нее не обращают внимание очень долго, то карточка начнет изменяться и выделяться на фоне других карточек. Но в Trello есть еще кое-что.

В определенный момент понимаешь, что твоя система управления задачами достигла совершенства и хочется поделиться своими наработками с другими. И поделиться хочется, вовлекая других в свою систему. К счастью, в Trello присутствует групповая работа над проектами. Создается команда, в нее приглашаются другие люди и создается командный проект. Далее, задачам можно назначать ответственных, а можно подписываться на обновления карточек или списков. Все выполняется настолько просто, что запутаться в системе невозможно, а начать работать можно интуитивно уже минуты через три после регистрации.

Что еще есть в Trello?

Помимо назначения ответственных, карточкам можно назначать метки. А затем фильтровать на экране — полезно, когда карточек скапливается изрядное количество. В карточки можно добавлять картинки. Тогда вся рабочая область выглядит наряднее. Проделать такой трюк не просто, а очень просто. Достаточно загрузить картинку в комментарий к карточке, и она автоматически загрузится в заголовок. На больших экранах мониторов карточки с картинками выглядят шикарно, а вот на маленьких экранах уже не так весело. Хотя, никто не заставляет цеплять картинки. В плане украшательств в Trello можно выделять и текст. Коротенькая справка доступна прямо из интерфейса веб-версии, а полная информация по кодам оформления доступна в справке Trello.

Вставляем картинку в карточку Trello

Вставляем картинку в карточку Trello

Кастомизировать можно и фон в проекте. В бесплатной версии доступно несколько однородных оттенков, а вот в платной можно поместить туда и подходящую фотографию. Вообще, если честно, то бесплатная версия вполне функциональна и с ней можно работать без каких-либо ограничений. Ну почти без ограничений. В платной версии появляется возможность, как я уже упоминал, менять фон для проекта на фотографию, помимо этого появляется возможность загружать большие файлы в качестве приложений к карточкам, использовать свои смайлики и гибко регулировать профессиональную команду. Нужна ли платная версия или нет, решать безусловно вам. Но мне кажется, что через некоторое время, когда в Trello перейдет добрая часть задач под вашим управлением, вы рано или поздно захотите отблагодарить создателей сервиса и купите подписку.

Форматирование текста в Trello

Форматирование текста в Trello

Кстати, работать с Trello можно не только через веб-браузер, но и через приложения для мобильных телефонов. Они точно такие же простые и легкие, как и веб-версия. Никаких заморочек, всё делается элементарно просто. Даже отображение информации на малом экране выглядит не так ужасно, как у конкурентов.

Мобильные версии синхронизируются с веб-версией. Синхронизация происходит, когда вы открываете тот или иной проект. А для проектов, отмеченных звездочками, синхронизация происходит заранее и периодически, давая возможность получить доступ к задачам без подключения к глобальной сети. Сие очень пригождается, когда едешь куда-то путешествовать в дальние страны.

Trello в мобильном интерфейсе

Trello в мобильном интерфейсе

Многие заметят, что дескать на начальном этапе, когда карточек в списках не много, все вроде бы выглядит ничего. Но, что делать, например, когда список с выполненными задачами будет простираться на десятки экранов вниз? Разработчики Trello подумали и об этом. Если карточек, списков или проектов становится шибко много, то ненужные из них можно архивировать. Они пропадут с экрана, но найти информацию в них по-прежнему можно через поиск. Все продумано.

Кстати о путешествиях. Выше я писал только об одном сценарии использовании Trello — для управления задачами в стиле Scrum, но ведь Trello можно использовать для записи и организации вообще любой информации, которую удобно выразить в виде карточек и списков. Например, никто не помешает вам сделать еще один список и назвать его «Отложенные задачи». Или сделать на каждого исполнителя по отдельному списку. Или же вообще создать списки по другому принципу, например, «Места посетить», «Информация о стране» и «Прочитать в отпуске». Все ограничивается только вашей фантазией.

А о таких банальных функциях, как уведомление по почте или ответ на карточку через почту, возможность переноса карточек прямо из просмотра карточки в другой список, упоминание конкретного участника, преобразование списка с чекбоксами в карточки и прочих мелочах, даже упоминать не буду. Они есть и работают.

Выводы

Trello как система для управления задачами мне очень понравилась. Очень простая в использовании, интуитивно понятная система подойдет если не всем, то очень многим. Мобильные приложения же вообще великолепны. Работают шустро, не доставляют дискомфорта, не тормозят и не кушают неумеренно память. Работать с Trello — действительно удобно. И, пожалуй, это лучшая система по управлению и организации информации, из тех, что я видел. Да, OneNote может делать несоизмеримо больше, но в Trello нет необходимости во всех наворотах OneNote или EverNote, простота иногда бывает полезнее и значимее функциональности.

Но есть в Trello и небольшой изъян. Хотя с моей точки зрения он настолько несущественный, что таковым его и назвать-то нельзя: система недоступна на русском языке. Совсем. Никак. Но пользоваться ей сможет даже самый дремучий пользователь, который не понимает и слова на английском. В системе все настолько просто, что знание какого-либо языка вообще не требуется. Посему — рекомендую!

UPD. Пока готовилась эта статья к публикации, Trello успешно успел русифицироваться!



Trello: ловко управляем задачами при помощи списков и карточек: 3 комментария

  1. Гостик

    Неудобная и неповоротливая эта Трелло. Очень не дружелюбная для новичков.
    Интерфейс не компактный, куча ненужных элементов, а нужных нет.
    Полезна будет только офис-менеджерам для организации кофе для начальника.
    Для разработчиков любых проектов - это очень неудобная штука. В общем как треккер задач она никакая. Даже самые простые трекеры задач её уделывают по удобству. В крупном же проекте на 5 и более человек настают настоящие мучения для команды.

    Лестно о ней отзываются такие, как автор статьи, которые там записывают свои домашние дела "записать фильмы", "принести кофе начальнику", "не забыть покакать перед сном".

    1. kvv Автор записи

      Как квалифицированный управляющий проектами отмечу, что для управления крупными проектами Trello будет не лучшим выбором. Это там, где руководитель проекта рулит проектом со своей командой человек в десять. Но ведь речь идет про управление задачами (кои могут быть и задачами проекта). С другой стороны, как показывает практика, необученная команда исполнителей не может совладать даже с упрощенным набором функций, что есть и в Trello, в таких условиях, применение чего-либо на грамм сложнее, вообще приводит к полному ступору всей деятельности.

Добавить комментарий