Сказ о синем облачке или где именно порылась изюминка в Microsoft Office 365

Понадобилось мне, в очередной раз, организовать работу распределенной команды. Несколько человек, все в разных местах, общение идет по телефону, WhatsApp, Skype, да по электронной почте. Люди работают, в том числе и с документами, иногда плотненько над одними и теми же. Отсюда и возникла потребность в получении некоего онлайн хранилища для документов. В меру надежного, доступного и удобного. Раньше я с успехом пользовался персональным Microsoft OneDrive. Выделенного пространства в 5 гигабайт вполне хватало. Но наши «мелкомягкие» друзья решили, что раздавать доступ к папкам в OneDrive зарегистрированным пользователям есть не comme il faut и оставили доступ только по ссылке. В результате образовалась такая немаленькая дырень в системе контроля доступа к вашим файлам в облаке. Вы отправляете ссылку своему другу, а тот публикует ее где-то или просто перешлет ненароком ваше письмо кому-то еще. И всё, теперь все пользователи Сети сидят в ваших файлах.

Трей, skype, telegram, outlook, sync, resilio, onedrive, onedrive for business, engИменно эта причина и сподвигла меня на поиски альтернативы. Первым на ум пришел Google Drive. Система — проверенная временем, есть платная версия для рабочей группы, где дают много места и еще почту в придачу. И все бы ничего, если бы при попытке online редактирования офисных файлов, умный робот от Google не конвертировал бы исходные офисные документы в свой собственный формат. Таким образом, у нас получалось аж целых два файла с одним и тем же содержимым. Их оба можно открыть через обычное офисное приложение от Microsoft, но редактировать при помощи web-офиса от Google можно только копию файла. Рано или поздно данные в двух файлах становятся разными. Одни пользователи редактируют первый файл, вторые другой. Мириться с подобным безобразие решительно невозможно, поэтому мы двинулись в поисках альтернативных решений.

Такие недорешения, как Dropbox и им подобные были отвергнуты сразу. Хорошему облаку от Mail.ru был объявлен бойкот некоторыми членами команды и совсем без объяснений причин, поэтому наш взор упал на предложения от партнеров Microsoft. Нами была приобретена подписка на Office 365. Собственно, о ней пойдет речь далее.

Первое впечатление

После того как попадаешь в пространство облачного офиса у тебя отвисает челюсть и больно бьет по правой коленке. Редмонские шустряки понакрутили туда столько всего, что описывать функции их системы устанет за неделю рука. Погружаясь, все глубже и глубже, в пучину онлайн программных продуктов от Microsoft начинаешь ощущать все нарастающую панику. Всего столько много, что начинает рябить в глазах и уже очень скоро понимаешь, что ты совсем ничего не понимаешь. А выполнение простой функции принимает форму небольшого интеллектуального квеста. А порой игры разума заводят тебя в тупик (кстати, и меня тоже, и это с опытом в IT почти в 20 лет) и приходится обращаться к службе поддержки, поскольку без серьезного обучения по продуктам Office 365 совладать с ними может лишь джедай мышки и сенсей клавиатуры.

добрый вечер, почта, календарь, люди, yammer, канал новостей, OneDrive, Sharepoint, Teams, planner, задачи, Delve, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, sway, PowerApps, Flow,Dynamics 365, магазин, Teams

Стандартный набор приложений Office 365

Как мне кажется, подобная неразбериха с продуктами, сайтами, названиями и пересекающимися функциями, возникла по причине слабенького управления продуктовым портфелем со стороны Microsoft. Когда-нибудь, через несколько лет, софтверный гигант наведет порядок со своими онлайн-системами, но все это произойдет исключительно через боль пользователей, вынужденных, для начала, с трудом разбираться с нагромождением кубиков в метро-интерфейсе, а потом еще и переучиваться. Но, собственно, сказ не об этом, а о том, как решить некоторые часто возникающие задачи при помощи Office 365.

Почта

На ниве корпоративной почты — Microsoft явный лидер. Компания сумела вытеснить с рынка практически всех остальных игроков. Кто помнит сейчас про Lotus Notes (он же Domino) или про Oracle Communications Messaging Server? Вот то-то и оно. Но некоторые игроки, например, Google или Yandex, вовремя почувствовав ветер перемен, достаточно быстро создали свои онлайн системы для электронной почты. Нынче для доступа к своей почте не нужно устанавливать почтовый клиент, открываешь браузер и вот она, твоя почта на экране. В любой точке планеты, на любом компьютере.

Microsoft включился в догонялки. Так появился сервис OWA для доступа через веб к корпоративному Exchange, а затем та же самая технология просочилась и в Office 365. Кстати. Захотите вы понять, что же такое Office 365 и попытаетесь найти ответ на свой вопрос на сайтах Microsoft, то вы, скорее всего, потерпите неудачу. Пробираясь сквозь дебри маркетологической чуши с картинками осчастливленных людей в неформальной одежде, вы постепенно начнете понимать, что, сколько бы вы не тратили времени на чтение этой белиберды, вы так и не поймете, что же такое Office 365 и чем он отличается от обычного MS Office, который установлен на вашем персональном компьютере. Однако ж, ответ достаточно прост. Office 365 есть ни что иное, как набор, и весьма широкий, офисных продуктов, которые доступны только через браузер, а серверная часть крутится в облако. Вы не устанавливаете ничего на свой компьютер, а только открываете соответствующие странички в своем Chrome, Edge, FireFox, Opera или Safari. Услуга эта доступна по подписке. За право использования онлайн продуктов от корпорации, пользователь или его компания, платят ежемесячные платежи. Немного запутывает ситуацию то, что помимо онлайн приложений (те, что в браузере), пользователям доступны, входящие в комплект подписки классические приложения Office (те, что скачиваются на компьютер).

Но вернемся к почте. Я не могу сказать, что онлайн почтовый клиент, который зовется точно так же, как и классический от Microsoft, ужасен. Нет, он вполне на уровне. В нем можно работать. Можно прикреплять файлы, можно загружать картинки, можно переносить письма по папочкам. Да и все остальные функции, доступные в онлайн почтах, доступны и здесь. Даже функция отмены отправки письма присутствует. Только вот сделана она кривовато. Если отправить письмо при активированной функции отмены отправки, а затем закрыть окно почты до того, как истечет таймаут, то письмо так и останется в черновиках, а обнаружите вы это только спустя некоторое время, когда обратите внимание на то, что у вас что-то до сих пор не отправлено.

outlook, office 365, brown

Outlook из комплекта Office 365. Уныло и заурядно.

Но особую радость доставляет интерфейс самого онлайн почтового клиента. Ну что тут сказать. Одни слов тут мало, нужно добавить жестов. Конечно, в почтовом клиенте можно поменять тему, доступен выбор аж из дюжины вариантов. Но, как и в классических приложениях, вся смена интерфейса заключается в изменении верхней части окна, его цвета или слабо различимых картиночек. Все остальное остается точно таким же, как и было: белый фон, черные буквы. А что делать, если я хочу черный фон и белые буквы? Или серый фон и желтые буквы? А если я хочу разместить красивую картиночку, вместо однородной заливки? Почему я уже лет как 10 могу проделать подобную операцию в GMail, почте Yandex? И даже стремящийся не быть поглощенным песками времени Mail.ru позволяет мне настроить интерфейс почтовой системы так как мне удобно, а не так как виделось недальновидному дизайнеру? Вообще мне думается, что изобретателям Метро-интерфейса (Microsoft) и Материального-дизайна (Google) хорошо бы отрубить пальцы на ногах, чтобы они ходили на работу медленно и пока идут, думали каково потом бедным пользователям страдать от не настраиваемого дизайна их приложений!

Идем дальше. Стараясь не отставать от моды, в Microsoft решили реализовать функцию архивирования почтовых сообщений. В онлайн почтовом клиенте она есть и работает. Большая кнопка для архивирования вынесена на главную панель, и выбирая уже не нужное мне письмо, я могу смело отправить его в архив. Авось оно когда-то мне понадобится. А если взять классический Microsoft Outlook 2016, подключить его к той же самой корпоративной почте и попытаться заархивировать ненужное уже сообщение одной лишь кнопкой, то можно потратить весь остаток недели в поисках этой самой кнопки. Ее просто нет в интерфейсе. При желании ее можно добавить в свою собственную группу, но попробуйте найти кнопку «Архивировать» при попытке добавить новый пункт в меню! А спустя неделю вы с удивлением обнаружите, что кнопка появилась из ниоткуда и теперь доступа для нажатия! И не забудьте, что у Microsoft под архивом подразумевается совсем не то, что, например, у Google. Это просто папка с особым режимом хранения сообщений.

outlook, archive, quick steps

Кнопка архивации почты спряталась в Quick Steps

Уходим еще глубже. На больших компьютерах обходиться с почтой можно вполне сносно. А вот если вы Road Warrior и постоянно носитесь по городу в поисках, где бы и чем бы поживиться, то основным вашим рабочим инструментом будет смартфон или небольшой планшетик. И тут мы попадаем на одни, древние как мир смартфонов, грабли. Если вы приверженец смартфонов на платформе Android, то при работе с почтой от Microsoft обязательно столкнетесь с основополагающей несовместимостью между Microsoft и Google. Которую, кстати, сами компании и не спешат устранять. Возможно, что таким образом они стараются привлечь больше пользователей именно к своим продуктам. Не понимаете, к чему я клоню? Я говорю о контактах.

Представьте, что вы торговый агент и у вас в контактах от Google около 8 тысяч записей о ваших клиентах. Вы не беспокоитесь о надежности вашей уникальной и очень дорогой базы контактов, так как все сведения надежно синхронизируются с серверами Google и даже если телефон сгинет на дне витебской трясины, то вы с легкостью сможете все восстановить на новом аппарате. А теперь вы поступили на службу в новую компанию, вам выдали корпоративный адрес и просят использовать только его. Вы с радостью бежите и устанавливаете на свой Google-phone мобильное приложение Outlook и недоумеваете, поскольку вроде бы все на месте, приложение классное, работает, все нажимается, но письмо никому написать не можете, поскольку Mobile Outlook работает только с контактами Exchange. А у вас все контакты Google. Причем на уровне телефона такой беды не возникает, как только вы заводите дополнительный аккаунт, то контактные сведения будут подтягиваться и из него. И все контакты из всех источников можно будет наблюдать в вашей «записной книжке». Только вот в Outlook их не будет. И единственным способом туда их добавить будет выгрузить их из Google и загрузить их в Outlook, потеряв при этом часть ведений из-за различия форматов. Боль. И никакой автоматической синхронизации. Боль в квадрате.

Как можно победить сию вопиющую несправедливость? Воспользоваться почтовым приложением, которое может работать как с Google, так и с Exchange. Например, последние версии GMail позволяют добавлять в одно и тоже приложение сразу несколько почт, включая и Exchange. Таким образом, можно будет использовать в почтовой программе контакты от Google, а письма отправлять через Exchange.

Общее и частное хранилище файлов

Если с почтой более-менее понятно, что делать, то от попытки разобраться с множеством способов коими можно хранить и обмениваться файлами при помощи современных технологий Microsoft, волосы начинают лезть дыбом. Если для частного, неискушенного пользователя доступен только один вариант в виде OneDrive с бесплатным доступом или по подписке, то корпоративному профессионалу есть, где развернуться.

Во-первых, для него доступно корпоративное личное облачное хранилище. Во-вторых, ему доступно корпоративное облачное общественное хранилище. В-третьих, ему доступно множество корпоративных частных облачных хранилищ. Не много? Попробуем разобраться, что к чему.

OneDrive for Business

Самый простой способ хранения файлов в облаке и самый близкий родственник обычному OneDrive — OneDrive for Business. Если раньше, до прихода на компьютеры Windows 10, для доступа к облачному корпоративному хранилищу нужно было устанавливать отдельный OneDrive for Business (он же назойливо предлагался установиться при инсталляции MS Office Plus), то сейчас, если ваша операционная система последней версии, да и за обновлением программ вы следите тщательно, то ничего нового устанавливать не нужно. Обычный OneDrive (приложение OneDrive) теперь работает и с частным персональным OneDrive и с корпоративным хранилищем. При подключении частного хранилища облачко в трее белого цвета, а при использовании корпоративного — синее. А если облачков два, то значит, вы используете и то и другое одновременно.

OneDrive for Business, Office 365

Так выглядит OneDrive for Business. Обратите внимание на кнопку по синхронизации, она нам еще понадобится позже.

Так что же такое за хранилище OneDrive for Business? Все очень просто. Microsoft позиционирует OneDrive for Business как замену обычной папке «Мои документы» на вашем персональном компьютере. В облачные «мои документы» можно складывать любые файлы, которые вы генерируете в процессе своей творческой офисной деятельности. Функции, доступные для обыкновенного OneDrive, доступны и для корпоративного. Файлами можно делиться с коллегами, давая им доступ, можно их «прикладывать» к письмам, можно редактировать офисные документы в режиме online без установки программ Office на свой компьютер. Всё, что нужно запомнить, это OneDrive for Business == Облачные «Мои документы».

SharePoint Sites

Если двинуться немного вглубь и ширь примочек Office 365, то не составит большого труда обнаружить некий компонент с интригующим названием SharePoint Sites. Кто работает в IT-индустрии лет пять или хотя бы десять, тот стопроцентно должен знать, что такое SharePoint, ну или хотя бы краем уха слышать, что в соседнем отделе подобную технологию с успехом используют юристы. А для всех остальных напомню, что SharePoint — целый набор технологий для построения развитых корпоративных порталов, причем очень малой кровью. Достаточно установить сервер (сервер баз данных, веб-сервер, сервер приложений) и выбрать активируемые компоненты. Особый интерес, в контексте статьи, среди компонентов вызывают библиотеки документов. Это именно то, что позволяет организовать работу с документами большому количеству людей.

Чем же так интересны библиотеки документов SharePoint? Ну, начнем с того, что при работе многих людей с одними и теми же документами, например, расположенными в общей сетевой папке, возникает серьезная проблема, связанная с тем, что через некоторое время, сетевая папка превращается в сетевую помойку, где найти нужный документ или его последнюю версию почти невозможно. А когда таковая находится, то оказывается, что твой любимый коллега, взял и скопировал себе файл на локальный компьютер, где и внес множество правок в ценный договор. Библиотеки документов SharePoint имеют средства позволяющие избежать подобной куралесицы, а именно:

  • Механизм контроля версий. Документы можно версиализировать и всегда иметь возможность вернуться к одной из предыдущих редакций.
  • Механизм извлечения и возврата. При помощи Check In / Check Out гарантируется, что с документом в одну единицу времени может работать в режиме редактирования только один человек.
  • Полнотекстовый поиск по документам. Подобную функцию начинаешь ценить, когда количество документов у тебя переваливает за пару сотен. Тут как их не каталогизируй, рано или поздно начинаешь тратить по 30 минут в поисках нужного текста.
  • Оповещения об изменениях. Кто-то потрогал ваш любимый файлик на корпоративном портале и вам сразу же пришло уведомление. Удобно.
  • Удаление в корзину. Тут уже человеческий фактор не будет столь критичным.
  • Обмен не файлами, а ссылками. Средней руки офисный клерк загаживает свой почтовый ящик примерно через 8-9 месяцев после начала работы. И в основном пересылаемыми друг другу файлами.

Все это доступно для классического SharePoint, а в Office 365 с его SharePoint Sites доступно немного больше. Как минимум, пользователи могут заниматься совместным редактированием файлов в SharePoint Sites. Причем используя не только онлайн приложения, но и классические офисные приложения последних версий. Впрочем, подобное удобство доступно не только для документов, хранящихся на SharePoint Sites, но и для OneDrive версий. Тут хочу сразу же отметить, что синхронизация изменений при совместном редактировании для классических приложений доступна как для файлов, открытых напрямую с SharePoint Sites, так и для файлов, открытых при помощи синхронизации с локальным жестким диском компьютера.

Office 365. щаашсу, ырфкузщште ышеуыб sharepoint sites

Центральный портал организации на SharePoint Sites

Так что же такое SharePoint Sites в Office 365? По умолчанию, для всей организации доступен один портал в SharePoint Sites. В нем есть все основные компоненты, в том числе и библиотека документов. Данная библиотека доступна на чтение и запись всем зарегистрированным сотрудникам компании, всем тем, у кого есть доступ непосредственно в корпоративный Office 365. Другими словами, библиотека документов в портале по умолчанию на SharePoint Sites в Office 365 есть не что иное, как папка «Общие документы» на вашем ПК под управлением Windows. Только располагается она где-то далеко, в облаках, а доступ к ней имеют все ваши коллеги, а не только другие пользователи вашего компьютера.

Частные SharePoint Sites

Если в целом по SharePoint Sites все понятно, то можно углубиться еще немного и добраться до частных порталов на SharePoint Sites. Как я писал выше, портал по умолчанию доступен для чтения и записи всем пользователям вашей компании у кого туда вообще есть доступ. Но что делать, если требуется создать отдельную выгородку, куда пускать только избранных и еще контролировать доступ? В таком случае необходимо создать свой собственный портал на SharePoint Sites и самостоятельно определять его политику доступа.

sharepoint sites, office 365, private portal

Частный портал рабочей группы на SharePoint Sites. Доступ только добавленным членам.

Таким образом создается отдельный, доступный только для нужного персонала рабочий портал, где можно размещать, в том числе, и конфиденциальные документы. В остальном работа с частным порталом на SharePoint Sites ничем не отличается от доступа к общедоступному порталу.

Как получить доступ к моим файликам в облачках?

Вопрос очень правильный, поскольку благодаря множеству вариантов он может ставить в тупик даже опытных гуру и конкретных мудеррис от IT-сферы. Попробую указать на самые простые и самые неочевидные способы доступа к хранилищам документов в Office 365.

Подбираемся к своим файлам через браузер

Доступ к своим корпоративным файлам через браузер — лучшее, что можно придумать, если много путешествуешь без возможности таскать свой портативный компьютер. Зашел в первое попавшееся интернет-кафе, осмотрелся на предмет троянцев и вирусов, набрал заветный пароль и вот оно, все богатство твоей компании у тебя в ладонях.

Самый правильный вход в продукты Office 365 лежит через сайт office.com. Аутентифицировавшись на этом сайте, сразу попадаешь в меню перехода в отдельные элементы, в том числе и к OneDrive for Business и к SharePoint Sites. Соответственно — переход по пиктограмме OneDrive перенесет вас к OneDrive for Business (ваши облачные «Мои документы»), а если кликнуть на SharePoint, то попадешь на портал «Общие документы». Попасть к частным порталам на SharePoint Sites сложнее. Ссылки на них нужно знать. Их либо пришлют по почте, либо они будут опубликованы в виде ссылок на общем портале SharePoint Sites.

В принципе, доступ к файлам через веб вполне нормально работает через любой современный браузер, но Microsoft рекомендует, причем настоятельно, пользоваться их фирменной разработкой — браузером Edge.

Пробираемся к своим файлам из классических приложений Office

Открыть или сохранить любой файл из классического приложения Office последних версий в облаке Microsoft можно с легкостью бегемота. Вернее, можно, но не всегда проделать эту операцию легко. Многие замечали, что в офисных приложениях на компьютере в правом верхнем углу присутствует возможность подключиться в свой аккаунт Microsoft или же в корпоративный аккаунт. Если вы подключаетесь к своему частному аккаунту Microsoft, то вам в меню открытия или сохранения файла открывается возможность работы с частным OneDrive наряду с прочими возможностями. К частному аккаунту можно добавить еще и корпоративный. Если корпоративный аккаунт куплен вашей компанией для доступа к Office 365, то в меню работы с файлами будут доступны OneDrive for Business (облачные «Мои документы») и SharePoint Sites (облачные «Общие документы»).

word, onedrive, sites, sharepoint, cloud, облако

Так выглядят облачные места, откуда я могу открывать файлы через MS Word

Между подключенными аккаунтами можно переключаться, хотя достаточно войти в нужные и доступ к облачным хранилищам будет открыт без переключения между ними. Но, что делать, если нужно получить доступ к частному порталу на SharePoint Sites? Несмотря на то, что к меню выбора источников хранения файлов можно добавлять новые SharePoint и OneDrive, добавить частный портал SharePoint Sites таким образом нельзя. Тут можно поступить другим способом. Необходимо войти через браузер в библиотеку документов частного портала на SharePoint Sites и скопировать адресную строку. Затем необходимо открыть в офисном приложении интерфейс открытия файла (или записи, если вам требуется записать файл) и вставить скопированное. Разумеется, полный адрес необходимо немного «причесать», привести его к примерно следующему виду https://yourcompany.sharepoint.com/sites/YourSecretPlace/Shared Documents. Затем, данная ссылка уже будет доступна через историю файлов. Немного кривоватый способ, но пока можно только так, либо же через браузер.

Синхронизируем OneDrive for Business, SharePoint Sites с ПК

Для синхронизации файлов из облака с персональным компьютером необходимо наличие работоспособного приложения OneDrive. Я уже упоминал выше, что нынче нет разницы между простым приложением OneDrive и приложением OneDrive for Business. Оба работают как с персональным облачным хранилищем OneDrive, так и с корпоративным хранилищем OneDrive for Business. Разница только в цвете облачков в трее: подключение к корпоративному облаку синее, а к частному белое.

Для подключения к частному OneDrive необходимо ввести ваш логин и пароль в приложение OneDrive, выбрать папку и начнется синхронизация. Чтобы подключиться к частному корпоративному облачному хранилищу OneDrive for Business можно так же ввести свои корпоративные логин и пароль. И ваше частное корпоративное облако начнет синхронизироваться с вашим ПК. Но можно синхронизировать еще и библиотеки документов порталов, включая частные, реализованные на SharePoint Sites. Для этого необходимо перейти в нужную библиотеку в браузере и нажать на кнопку «Синхронизировать». Если у вас настроено все верно, то передаваемая ссылка откроется в приложении OneDrive и конкретная библиотека будет синхронизироваться с вашим ПК, как если бы это было обычное хранилище OneDrive.

onedrive, for business, settings, difference, настройки, разница, синхронизация

Слева приложение OneDrive for Business (подключено две локации: OneDrive и библиотека документов с частного портала на SharePoint Sites, но синхронизируется только одна), справа обычное приложение OneDrive (подключена и синхронизируется одна локация)

Именно на этом моменте у меня возникло одно из затруднений при работе с SharePoint Sites. Я никак не мог подключить синхронизацию библиотек документов со своим компьютером. Ссылка передавалась, но синхронизация не начиналась. Проблема оказалась в том, что я изначально подключил свой корпоративный аккаунт (через который синхронизировались облачные «Мои документы») в приложении OneDrive и все новые ссылки оно просто отказывалось воспринимать. Решить затруднение оказалось просто — нужно удалить привязку корпоративного аккаунта в OneDrive и подключить требуемые библиотеки посредством нажатия кнопки «Синхронизировать» в нужной библиотеке в браузере. Кстати, таким же образом можно синхронизировать и «Мои документы», корпоративный OneDrive for Business.

Прошу обратить внимание, что синхронизация с персональным компьютером — дело ответственное, поскольку заражение вирусами документов на локальном компьютере может сказаться на работе всех подключенных к вашей сети. Поэтому синхронизировать документы лучше только там, где уделяется достаточно внимания корпоративной безопасности. И да, одновременно можно синхронизировать несколько библиотек SharePoint Sites вкупе с частным OneDrive.

Пользуемся всеми благами облачного хранения на мобильном устройстве

Если вдруг, вам потребовалось получить доступ к вашим корпоративным файлам на вашем мобильном телефоне под Android (ну или планшете), то операция осуществляется неимоверно просто. Куда проще, чем на «Большом Брате». Достаточно только установить приложение OneDrive на ваше устройство и войти во все требуемые аккаунты.

OneDrive,Android,файлы

В мобильном приложении OneDrive проблемы с подключением к порталам нет. Доступны все места хранения.

В меню выбора местоположения там автоматически появятся все доступные вам местоположения в облачной экосистеме хранения файлов от Microsoft, даже частные порталы SharePoint Sites будут видны как на ладони, если у вас есть туда доступ.

Дополнительные навороты

Выше я упоминал две весьма полезные функции, присутствующие на классических порталах SharePoint: версиализация и извлечение. На удивление функции работают и в Office 365, вернее в его компоненте SharePoint Sites.

sharepoint sites, settings, настройки

Настройки версиализации и механизма извлечения прячутся в настройках конкретной библиотеки, в подменю управления версиями

Включаются они в настройках конкретных библиотек документов порталов SharePoint Sites. Оба параметра располагаются в меню по управлению версиями.

Добавляем внешних пользователей

Предположим, что вы уже достигли крайней степени просвещения и испытываете нестерпимое желание начать делиться скопленной в библиотеках информацией. И не только между сотрудниками внутри организации, но и с людьми вне ее. Например, с клиентами или же аудиторами. Не почтой же гонять файлы. По идее, дать ссылку на хранилище шарепоинта можно очень легко, но, если вдруг захочется сделать все нормально, то коса неожиданно находит на камень.

Допустим, я хочу создать сайт шарепоинт и дать к нему доступ авторизированным пользователям, но не работникам компании. И вот тут разобраться можно только при наличии половины литра хорошечного пойла. Итак, для того чтобы дать доступ не абы кому, а конкретному, проверенному, пользователю к сайту шарепоинт нужно проделать следующие финты ушами:

  1. Для начала нужно четко уяснить, что для Microsoft есть три вида пользователей, если рассматривать их в аспекте Office365. Первый тип: сотрудники компании на подписке. Каждый пользователь стоит определенных денег. Второй тип: пользователи на других типах подписки, но тоже платные или льготные. Это пользователи получившие доступ к Office365 от учебных заведений, по грантам и тому прочему. Третий тип: все прочие пользователи имеющие эккаунты у Microsoft. Эккаунт может быть на Live.com, OneDrive.com и любом прочем сервисе Microsoft дающем подобного рода доступ.
  2. Дать авторизированный доступ к шарепоинт можно только этим трем категориям. Особо следует остановиться на типе третьем. В нем не обязательно создавать почтовый адрес на outlook.com, можно использовать и свой любимый Mail.ru, только с ним нужно зарегистрировать хотя-б на OneDrive.com или другом ресурсе Microsoft.

    Microsoft global amdin

    Интерфейс у глобального администратора

  3. Для предоставления внешнего доступа нужно быть глобальным администратором вашего куста сайтов. Таковым, например, является пользователь зарегистрировавший новую компанию. В одной компании может быть более одного глобального администратора. У глобального администратора среди пиктограмм на главной странице есть отдельный пункт по администрированию всего и вся.

    External access set-up

    Настройка включения внешнего доступа

  4. В центре администрирования, необходимо перейти в настройку параметров, там в безопасность и конфиденциальность, затем в общий доступ и наконец добраться до настроек внешнего общего доступа. Его надо включить, выбрав требуемый параметр в виде авторизированных пользователей. Обратите внимание, что эта настройка глобальная, в рамках отдельных сайтов можно ее отключить, но включить нельзя.
  5. Создать новую группу и добавить в нее внешнего пользователя, либо же добавить внешнего пользователя в уже существующую группу.
  6. Предоставить группе доступ к конкретному сайту шарепоинт.
  7. Profit

Самое удивительно, что данную задачу удалось решить только после примерно двухмесячной переписки со службой поддержки одного из партнеров. Но решилась она все же успешно.

В качестве заключения

Безусловно, Microsoft проделала огромную работу по созданию настолько мощной онлайн-системы. Но совместимость со старыми версиями, инерционность большинства пользователей и настороженность в отношении новинок, не дают корпорации в мгновение ока изменить свои продукты для полной совместимости всех технологий. Поэтому в компании отрезают хвост коту по кусочкам, от чего пользователям ничуть не легче. Мы страдаем от недоработок и несуразностей, ну честно.

С другой стороны, Microsoft еще раз подтвердила свое первенство в отношении офисных продуктов. Как ни крути, все конкуренты лишь стараются реализовать что-то похожее на Office 365. И тут Microsoft, безусловно, впереди всех без заметных альтернатив со стороны конкурентов. Поэтому плюемся, жалуемся, но продолжаем жевать кактус.

PS. А ведь в Office 365 доступны и куда более интересные инструменты. Например, Flows или Teams. Они позволяют автоматизировать и создавать уникальные процессы и средства взаимодействия между командами. Но об этом как-нибудь в следующий раз…



Добавить комментарий